Miten navigoida epävarmuudessa - 6 vaihetta tilannekuvan luomiseen ja ennakoinnin hyödyntämiseen

Uusi vuosikymmen on alkanut poikkeuksellisissa merkeissä ja yritykset ovat joutuneet operoimaan merkittävän epävarmuuden keskellä pitkään. Onko odotukset epävarmuuden laantumisesta toiveajattelua, vai onko epävarmuus enemmän tai vähemmän toimintaympäristön pysyvää olotilaa kuvaava termi?

Jos käsillä olevan tilanteen ja sen kauheuden keskeltä etsii jotain mikä voisi olla hyödyksi tulevien kuukausien aikana, on koronakriisistä käytännöstä saadut opit epävarmuudessa toimimisesta. Koronakriisin alkaessa yritysjohto ei ollut varautunut ennakoimaan kriisin kestoa ja vaikutuksia, mikä johti vääriin tilannearvioihin ja varmuuden vuoksi tehtyihin “hätäjarru”-päätöksiin. Tästä oppineena yritysjohdolla on paremmat valmiudet pyrkiä luomaan tilannekuvaa ja tunnistamaan pitkän aikavälin vaikutuksia. Näin voidaan nähdä käsillä olevan kriisin yli, ja tunnistaa toimenpiteitä, jotka auttavat yritystä toimimaan, tunnistamaan vaihtoehtoja ja tekemään pitkän aikavälin kannalta oikeita valintoja.

Strateginen ennakointi on lähestymistapa, joka auttaa tuottamaan ja analysoimaan toimintaympäristön kehitykseen liittyvää tietoa systemaattisesti ja analyyttisesti. Strategisen ennakoinnin tavoitteena on luoda näkyvyyttä kriisin yli ja auttaa tekemään valintoja, jonka avulla navigoida epävarmuudessa.

Nämä kuusi vaihetta auttavat luomaan tilannekuvan ja pidemmän aikavälin näkyvyyttä päätöksenteon tueksi.

1. Kokoa yhteen tietoa kriisistä ja sen vaikutuksista tähän mennessä.

Mitä tiedämme nyt, mitkä ovat kriisin vaikutukset tähän mennessä? Pyri jäsentämään tietoa yrityksen kannalta tärkeiden näkökulmien osalta. Hyvä tapa jäsentää kriisiä ja sen vaikutuksia on esimerkiksi PESTLE -mallin avulla, jossa kerätään tietoa 1. Poliittisten, 2. Taloudellisten, 3. Sosiaalisten, 4. Teknologisten, 5. Lainsäädännöllisten sekä 6. Ympäristö -näkökulmien kautta. Pyri ajattelemaan systeemisesti, ja tunnistamaan eri muutosvoimien välisiä syy-seuraussuhteita.

Käytä hyödyksesi eri medioita, mukaan lukien sosiaalinen media, joka tuottaa joukkoistettua näkemystä ja usein myös reaaliaikaista tilannekuvaa. Hyödynnä myös eri alueiden asiantuntijoiden näkemyksiä tilanteen etenemisestä. Fyysinen tila tai digitaalinen kollaboraatio työkalu auttaa tiedon keräämisessä ja jäsentämisessä eri asiantuntijoiden kesken.

2. Tunnista keskeiset epävarmuudet, jotka vaikuttavat yrityksen toimintakykyyn ja päätöksentekoon.

Mitkä ovat keskeisiä epävarmuuksia, joita kriisi ja sen vaikutukset voivat aiheuttaa yritykselle? Mitä epävarmuuksia liittyy vaikutukset talouteen, tilauskantaan, toimitusketjuihin?

Kriisin kestoa on hankala ennakoida, mutta esimerkiksi toimitusketjuihin liittyvää epävarmuutta voi pyrkiä hallitsemaan keskustelemalla kumppaneiden kanssa, mikä on heidän varastonsa tilanne- ja toimituskapasiteetti, jos kriisi jatkuu 1, 3 tai 12 kuukautta.

Talouteen liittyvät epävarmuudet ovat puolestaan hyvin monisyisiä ja hankala ennakoida, ja näitä kannattaa pyrkiä hallitsemaan tunnistamalla vaihtoehtoisia kehityssuuntia. Kehityssuuntia voi tunnistaa, erilaisten 'mitä jos' -harjoitusten avulla. Esimerkiksi talouteen liittyvää epävarmuutta voi pyrkiä hahmottamaan tunnistamalla vaihtoehtoisia kehityssuuntia, kuten 1. Talous painuu lamaan, 2. Inflaatio kiihtyy, 3. Talous notkahtaa hetkellisesti, mutta elpyy vuoden loppuun mennessä. Näin voidaan jäsentää talouden kehityksen vaikutuksia ja siten varautua, ottamatta kantaa siihen, mikä vaikuttaa todennäköisimmältä.

Ennakoinnissa on tärkeämpää tunnistaa mikä on mahdollista, kuin mikä on todennäköistä. Jos keskitymme vain todennäköisimpään, kykymme varautua yllättäviin muutoksiin heikkenee. Pyri siis todennäköisen sijaan keskittymään siihen, mikä on olemassa olevan tiedon valossa uskottavaa. Uskottavan tapahtuman todennäköisyys voi olla pieni, mutta vaikutus yritykselle iso, kuten koronakriisi on opettanut esimerkiksi lentoyhtiöille.

3. Pyri ymmärtämään keskeiset vaikutukset

Kun kokonaiskuva keskeisistä epävarmuuksista on tunnistettu, pyri tunnistamaan kriittiset epävarmuudet, eli ne, joiden kehityksellä on suurin vaikutus yrityksen toimintaan. Keskity ymmärtämään epävarmuuksien ja niiden vaihtoehtoisten kehitysten vaikutukset. Mitkä ovat vaikutukset, jos alihankinta kumppani ei pysty toimittamaan komponentteja 6 kuukauden jälkeen? Mitkä ovat vaikutukset, jos talous painuu pitkään taantumaan?

Tulevaisuutta on mahdoton ennustaa, mutta sen kehitystä voi pyrkiä ennakoimaan. Kun yritys pyrkii hahmottamaan laajasti erilaisia uskottavia kehityssuuntia, kykenee se paremmin myös varautumaan erilaisiin muutoksiin. Tyypillisesti näkemys vaihtoehtoisista kehityksestä ja vaikutuksista on sitä laadukkaampi, mitä monipuolisempaa osaamista sen jäsentämiseen hyödynnetään. Hyödynnä siis asiantuntijoita organisaation eri puolilta ja mahdollisuuksien mukaan myös organisaation ulkopuolelta.

Tulevaisuutta on mahdoton ennustaa, mutta sen kehitystä voi pyrkiä ennakoimaan. Kun yritys pyrkii hahmottamaan laajasti erilaisia uskottavia kehityssuuntia, kykenee se paremmin myös varautumaan erilaisiin muutoksiin.

4. Mikäli epävarmuuksia on paljon, hyödynnä skenaarioita

Mikäli epävarmuuksia ja niiden vaihtoehtoisia kehityssuuntia on paljon, skenaariot auttavat luomaan jäsennettyjä kokonaiskuvia vaihtoehtoisista tulevaisuuksista.

Skenaariot muodostetaan yhdistämällä eri epävarmuuksien lopputulemia siten, että ne muodostaa loogisia ja koherentteja kokonaisuuksia, eli kuvauksia tulevaisuuksista pidemmällä aikavälillä.

Skenaarioiden tavoitteena on käsitellä tunnistetut epävarmuudet kattavasti, jotta niiden avulla voidaan tunnistaa ja stressi-testata eri toimenpiteiden toimivuutta eri tulevaisuuden olosuhteissa. Mikäli epävarmuuksia on paljon, hyödynnä analyyttisiä menetelmiä eri epävarmuuksien välisten syy-seuraus -vaikutusten hahmottamiseksi.

5. Tunnista päätöksenteko- tai toimenpidevaihtoehdot eri skenaarioissa

Hyödynnä skenaarioita tunnistamaan, mitä päätöksenteko- tai toimenpidevaihtoehtoja yrityksellä on eri skenaarioissa.

Pyri jäsentämään toimenpiteet skenaariokohtaisesti: jos skenaario 2 realisoituu, mitä se tarkoittaa ja miten meidän täytyy toimia? Parhaimmillaan yritys tunnistaa ne päätökset ja toimenpiteet, jotka toimivat kaikissa skenaarioissa, eli auttaa yritystä säilyttämään suoritus- ja kilpailukyvyn huolimatta siitä, mihin tilanne kehittyy.

Osa vaihtoehdoista on hyviä vain tietyissä skenaarioissa. Näiden tunnistaminen auttaa yritystä varautumaan ja reagoimaan nopeasti, mikäli tilanne etenee tiettyyn suuntaan. Ylläpidä ja päivitä myös vaihtoehtoja tilannekuvan mukaisesti.

6. Ylläpidä tilannekuvaa ja tunnista muuttujia, jotka laukaisevat uusia tapahtumaketjuja

Tunnista indikaattorit, jotka auttavat ymmärtämään, mihin suuntaan tilanne kehittyy. Indikaattorit ovat mittareita tai osoittimia, jotka kuvaavat jonkin tapahtuman tai muutoksen etenemistä. Esimerkiksi uudet taloudelliset pakotteet aiheuttavat tapahtumaketjuja, jotka voivat olla vaikutuksiltaan laajoja. Pyri siis tunnistamaan ne indikaattorit, jotka kuvaavat mahdollisimman aikaisessa vaiheessa tämän vaihtoehtoisen kehityssuunnan realisoitumisesta. Tällaisissa tilanteissa indikaattori pohjautuu tyypillisesti laadulliseen tietoon, kuten asiantuntijoiden näkemyksiin vastapakotteiden todennäköisyydestä ja niiden laajuudesta.

Kerää ja päivitä tilannetietoa aktiivisesti. Analysoi tilannekuvan vaikutuksia eri tapahtumaketjujen todennäköisuuteen tai skenaarioiden uskottavuuteen ja valmistaudu tekemään päätöksiä ja toimenpiteitä tuoreen tiedon valossa. Ylläpidä ymmärrystä siitä, miten tilanne vaikuttaa toimenpiteisiin. Käy aktiivisesti keskustelua asiantuntijoiden ja johdon kanssa, ja mikäli mahdollista, jaa tilannekuvaa avoimesti organisaatioon. Kyky toimeenpanna ja reagoida ketterästi riippuu pitkälti siitä, miten nopeasti organisaatio kykenee muuttamaan toimintaansa.

Käytännön työkaluja ja menetelmiä strategiseen ennakointiin

Swanlaken Strategic foresight toolkit sisältää käytännön vinkkejä ja työkaluja vaihe vaiheelta ennakoinnin ja päätöksenteon tueksi. Työkalupakki on vapaasti ladattavissa ja yritysten hyödynnettävissä osoitteessa https://www.swanlakestrategy.com/foresight-toolkit.

Tavoitteenamme on auttaa erityisesti kotimaisia yrityksiä navigoimaan pitkään jatkuneessa epävarmuudessa ja varmistamaan kyky tehdä tulevaisuuden kannalta oikeita valintoja. Risto Siilasmaata lainatakseni: “Jos meillä on vain yksi tie eteenpäin, meistä tulee matkustajia. Mikäli tunnistamme vaihtoehtoja, voimme tehdä valintoja. Silloin meillä on kontrolli.”